Sammelbestellung koordinieren - Erfahrungen und Tools

- Kurzeinleitung -

Ich habe Ende 2022 eine Sammelbestellung für Maysun Solarmodule auf die Beine gestellt und aus den anfänglich 3-4 Paletten für meine Region wurden insgesamt 73 Paletten - Deutschlandweit und eine Bestellung aus Österreich. Das hat mich einige Nerven gekostet, aber auch im viele Erfahrungen reicher gemacht. Vielleicht kann der ein oder andere von meinen Tipps profitieren oder das ein oder andere Fettnäpfchen komplett auslassen.

- Beispielbestellung -

(im nächsten Beitrag)

- Sinnhaftigkeit einer Sammelbestellung -

• Bevor ich das Thema aufgemacht habe, suchte ich im Forum nach dem Objekt meiner Begierde, in meinem Fall "Maysun PV Modul" und stieß dabei schnell auf ein existierendes Thema, bei dem die Sammelbestellung allerdings schon abgeschlossen war.
• Da es mehrere weitere Interessenten gab, habe ich zwei von ihnen angeschrieben und gefragt, ob weiterhin Interesse besteht, was auch der Fall war.
• Wir sind immer noch nicht auf eine glatte Summe an Solarmodulen gekommen, da man bei Maysun immer komplette Paletten abnehmen muss, daher kam die Idee auf, eine Sammelbestellung ins Leben zu rufen, zwei Interessenten hatte ich zu diesem Zeitpunkt bereits

- Die Qual der Wahl = Koordinieren deluxe oder diktatorische Einschränkung? -

• Wenn es sich um ein einziges Produkt handelt, von dem es auch keine Varianten gibt, ist die Sache denkbar einfach: Als Parameter der Bestellung steht lediglich die gewünschte Anzahl des Produktes im Raum
• Gibt es weitere Varianten (A oder B, aber nicht A und B) oder gar Permutationen (A * B * C̄ oder Ā * B̄ * C oder Ā * B * C oder...) stimme dich vorher mit den ersten Interessenten ab und lote gängige Optionen aus. 
• Wenn die Varianten / Optionen feststehen, dann versuche diese, möglichst sachlich und knapp darzustellen. Achte hier bereits schon darauf, dass die Optionen und Varianten ein "gutes Tabellendesign" ermöglichen - dies hilf uns später beim Einsatz von Tools wie Excel oder Google Tabellen enorm!
• Konfrontiere den Verkäufer nicht mit einer endlosen Anzahl an Varianten - dann ist es keine Sammelbestellung mehr sondern einfach nur moderner geistiger D*mmf.... für den Verkäufer und er kann sogar eine "Sammelbestellung" ablehnen (aus gutem Grund).
• Irgendwann musst du die Varianten / Optionen fixieren, da es sonst zu einer endlosen Diskussion von weiteren Varianten führt, d.h. Nachverhandlungen beim Händler. Natürlich gibt es Ereignisse, die ein Umschwenken erfordern, aber es gibt nichts schlimmeres, wie schon 30 bereits fixierte Interessenten noch einmal abzuklappern, weil sich ein Detail geändert hat oder es neue Optionen gibt, die die alten Präferenzen obsolet machen.

- Kontakt mit dem Verkäufer -

• Wenn du/ihr der Organisator einer Sammelbestellung bist/seid, dann achte darauf, dass du/ihr das Sprachrohr bist/seid. "Ihr" meint dabei eine kleinere Gruppe aus 2 bis maximal 3 Personen. Viele Köche verderben den Brei und wenn ihr bspw. eine WhatsApp-Gruppe oder Forenbeitrag mit dem Verkäufer gemeinsam eröffnet und hier 90 andere User mitreden, dann verliert man schnell den Überblick und es werden Fragen doppelt und dreifach geklärt und irgendwann werden "Meinungen gemacht" - vielleicht nur, weil einer das Wort des anderen in den falschen Hals bekommen hat, obwohl es nicht einmal so gemeint war.
• Das hat nichts mit Geheimniskrämerei zu tun, sondern einfach mit sauberer Kommunikation; einander Kennenlernen; einander Vertrauen (aufbauen) und Dinge final klären. 
• Wenn Dinge in der Gruppe geklärt werden müssen, dann eröffne eine Gruppe in einem Messenger (bspw. WhatsApp oder Telegram) oder nutze die Möglichkeiten des Forums/des Internets (Gruppenchats, Threads im Forum, E-Mail, Meeting einberufen) - und kläre die Dinge, die zwischen euch und Verkäufer aufgelaufen sind zunächst OHNE den Verkäufer. Der hat keinen Bock, 752 Nachrichten von 83 Usern zu lesen, die sich ständig mit ihrer Meinung im Kreis drehen!
• Halte die abgesprochenen Dinge fest. Nutze dazu entweder das Forum oder bspw. ein Google Sheet, auf das alle (lesend) zugreifen können. Wichtig ist, dass der Verkäufer allen Absprachen zugestimmt hat, die ihr festhaltet und anders herum. Sollten bspw. in einer Liste mehrere Kriterien abgestimmt werden, dann lasse dir jedes einzelne Kriterium bestätigen.
• Sprich Dinge konkret an und kommuniziere offen und ehrlich. Sei bemüht, mit dem Verkäufer einen Umgangston und eine Sprache zu sprechen, bei der ihr euch versteht und jeder konkret weiß, was der andere meint / gesagt hat. Das heißt, dass bspw. mit chinesischen Verkäufern auf Englisch geschrieben werden sollte, wenn sie besser Englisch als Deutsch können. Wenn du natürlich Chinesisch kannst, wäre das auch von Vorteil, das Gespräch auf Chinesisch zu führen. Ich habe nach den ersten paar Sätzen gefragt, ob wir auf Englisch wechseln sollen und es lief dadurch deutlich besser. Bitte frage den Verkäufer, in welcher Sprache er am liebsten kommunizieren möchte
• Dir muss klar sein, dass eine Interessensbekundung im Forum kein Vertrag und keine Verbindlichkeit ist. Bei mir ist es zwar wirklich gut gegangen, aber niemand kann verhindern, dass Trolle an deinen Aktionen teilnehmen oder das Leute aus gerechtfertigten Gründen auf einmal nicht mehr teil deiner Aktion sein können oder wollen. Mach dem Verkäufer und dir bewusst, dass absolute Zahlen eher weniger aussagekräftig sind 
• Wenn die Aktion fortschreitet, dann stimme mit dem Verkäufer eine Schnittstelle ab, die er und du gut nutzen könnt. Bei der Bestellung mit Maysun haben wir eine Google Tabelle als Schnittstelle gewählt, ich habe die Daten der Interessenten eingetragen und Lisa hat den Status der Bestellungen dort dokumentiert (Angebot versendet, Anzahlung erhalten, Rückfrage gestellt, ermittelte Lieferkosten etc. pp.). Google Tabellen haben den Vorteil, dass sie revisioniert gespeichert werden, d.h. wenn du mal aus Versehen Daten änderst / überschreibst oder noch einmal alte Daten benötigst, dann kannst du in Google Tabellen auch die Änderungen rückgängig machen und so wieder alte Daten "retten", die sonst verloren wären

- Daten sammeln -

• Wenn der Verkäufer die Bestellabwicklung über seinen eigenen Shop durchführen möchte / kann oder eine Plattform nutzt (alibaba, ebay, ...), hat das den Vorteil, dass du/ihr als Organisator(en) der Sammelbestellung nicht alle Daten der Teilnehmer der Sammelbestellung horten müsst. Das ist gut, denn
• Wenn die Sammelbestellung ein Angebot des Verkäufers auslöst, das ohne Shop oder Plattform auskommt, dann muss der Verkäufer irgendwie an die Daten der Sammelbestellenden kommen. Ab hier wird es kritisch, denn dann fallen neben Interessensbekundung und Forenname weitere Daten wie Klarname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, ggf. weitere Daten wie Geburtstag  der Interessenten an. Behandle die Daten wie rohe Eier, die vor einem Fuchs versteckt werden müssen und zeige sie nur denen, denen du auch deine Eier zeigst (wenn du ein Mann bist und nicht gerade exhibitionistisch veranlagt bist...). Sprich: Ich habe es so eingerichtet, dass nur der Interessent selber, ich als Organisator der Sammelbestellung und der Verkäufer die Daten gesehen hat. Dabei haben der Verkäufer und ich alle Daten einsehen können, der Interessent allerdings nur seine eigenen persönlichen Daten. Dies habe ich über die Nutzung von Google Forms erreicht (ja ja ja ... okay ... Google hat auch eure Daten. Hier habe ich aber von Anfang an klar gemacht, dass ich die Tools von Google nutze und die Daten auch dort speichere). 
• Passt also einfach auf, was ihr mit den Daten macht und wer Einsicht hat!
• Teile auch dem Verkäufer mit, dass diese Daten dem Datenschutz unterliegen und er diese nur für seine Zwecke verwenden, aber niemals veröffentlichen darf. Sage ihr/ihm klipp und klar, dass nur ihr Einsicht auf die Daten habt und das auch so bleiben soll. 

Meine wichtigsten Erkenntnisse:

1. Bevor Kontakt mit einem Händler aufgenommen wird oder ein Thema im Forum eröffnet wird, überlege dir, ob es Sinn macht, für diese Artikel eine Sammelbestellung zu eröffnen
2. Schätze im Vorfeld die Anzahl an Varianten und Optionen ab und lege diese fest, bevor du mit einem Anbieter in detaillierte Verhandlungen gehst. Weniger ist mehr, heißt: Weniger Varianten = größere Stückzahlen je Variante
3. Achte bei den Optionen darauf, dass diese klar beschrieben sind und sich gut erfassen und später als Information gut (in bspw. Excel) verarbeiten lassen. Es ist sehr bescheiden, im Nachhinein Optionen ändern zu müssen und Daten per Hand mühsam in einer Tabelle zu korrigieren
4. Das Orga-Team der Sammelbestellung ist das Sprachrohr zum Verkäufer. Teile das dem Verkäufer auch so mit und bitte ihn, Fragen von anderen Usern über das Orga-Team zu stellen, bzw. den Fragenden darauf hinzuweisen!
5. Kommuniziere klar und verständlich, vergewissere dich, dass der Verkäufer und du das gleiche meint und versteht - daher lass es dir alles noch einmal bestätigen und halte Absprachen für beide sichtbar fest
6. Definiere eine Schnittstelle mit dem Verkäufer, über die ihr die Daten austauscht. Falls der Verkäufer über alibaba verkauft oder einen eigenen Shop hat, ist das für dich von Vorteil, da du dich nicht um die Daten der Interessenten kümmern musst. Es muss lediglich ein Abgleich existieren, welcher Kunde denn nun wirklich Teil der Sammelbestellung ist und welcher nicht
7. Daten sind heilig! Achte darauf, wer sie sieht und bearbeiten darf und hüte sie!

Da das ganze bis hierher etwas trocken wirkt, mache ich das noch einmal an einem Beispiel (im nächsten Post) fest.

Viele Grüße, 

Andreas